効果的な社内ポータルの秘訣(従業員に活用してもらうための方法)

2021.05.07 Blog - LIFERAY

先日のブログ(現代の社内ポータルの覚醒:職場のヒーローになるために)でお伝えしていたユーザーファーストの考え方について下記のライフレイブログにも記載されておりました。

初めてLiferay社の営業拠点ハミルトンオフィスに行った際、アメリカでは国内のお客様でも時差があり、また距離も離れているためお客様とのミーティングも当時からオンライン会議が一般的だと聞かされ驚いた記憶があります。

Liferay社は他の企業と比べるとリモートワークが多いほうなのかなと感じます。Liferayの本社自体がロスの郊外にあるということもあり、私がお会いした何人かは週に1度しかオフィスに行かないというスタッフもいらっしゃいました。

弊社でもこの1年はお客様との打ち合わせは基本オンライン会議です。直接顔を合わせて打ち合わせが出来ない反面、すぐに30分だけ打ち合わせをしようということがやりやすくなりました。(逆に昔よりも忙しくなっているような気もします。。)

最近お客様からよく聞かれるリモートワークの課題として、「今までのようにオフィスに行って、誰々さんに聞けばわかるがリモートだと出来なくなった」という声をよく聞きます。社内ポータルをこの「誰々さん」の替わりに出来ないか?というご要望を頂くことが増えてきました。

また今まで以上に社内ポータルに対する使いやすさを意識する方も増えてきています。5年前までは、社内ポータルがないので作りたい、ただのリンク集しかないのでちゃんとした社内ポータルが欲しいという方が多かった印象なのですが、最近は、社内の情報が増えるにつれて情報を探しやすさ、アクセスのしやすさ等を気にされるお客様が増えてきています。

リモートワークが一般的になるにつれ、ポータルに期待される機能も変化してきており、今までよりも一段階レベルの高いポータルが求められるようになってきました。


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効果的な社内ポータルの秘訣(従業員に活用してもらうための方法)

※本記事はライフレイ社の英語記事”The Secret to Effective Intranets (And How to Get Employees to Actually Use Them)”を翻訳したものです。 

この一年、リモートワークへの移行により我々の日常は、通勤や同僚とのランチの替わりに、ホームオフィスでルームウェアのまま仕事をするというスタイルに様変わりしました。これにより企業は、従業員とスムーズな連携を取るためにデジタルツールに頼る必要が出てきました。

そこで活躍するのが社内ポータルです。

社内ポータルは、企業のビジネスツールの中でも非常に重要なツールになります。社内部門や従業員間の連携、社内コミュニケーションやプロセスの効率化、また必要に応じたツールを従業員に提供することで業務遂行能力向上と目標達成を可能にします。

しかし、ツールは実用化されて初めて機能力を発揮します。同様に、社内ポータルも導入するだけでは不十分であり、従業員が有益だと感じ、毎日使いたくなるようなツールであるべきです。

なぜ社内ポータルを導入するのか?
生産性の向上以外にも、社内ポータルが組織にもたらす主なメリットをご紹介します。

社内ポータルを従業員に活用してもらうには?

テクノロジー(特に社内ポータル)に関して、「作れば、使ってくれる」という考え方を組織が持っているとすれば、それは間違いです。

社内ポータルの導入だけで、必然的に従業員エンゲージメントが向上することはありません。社内ポータルの構築、展開、普及は戦略的に取組む必要があるからです。

「人」を第一に考えること

優れた社内ポータルとは、従業員のニーズに合わせてカスタマイズされたものです。ニーズに合わせて作られたツールであれば、そのツールは採用され、利用される可能性が高くなります。

Apple、Google、Best Buy、VW、Canadian Tireなどの企業は、「人」中心のデザイン思考を採用しており、それは社内だけでなく、顧客と接する環境にも現れています。

この「人」中心のアプローチは、すべてのビジネスに適用される必要があります。特に、COVID-19によるオンラインビジネスへの慌だしく急速な移行により、従業員一人ひとりの帰属意識とエンゲージメントを生み出すことがより重要になりました。つまり、社内ポータルはこれまで以上にコミュニケーション戦略を遂行するために必要な「柱」の様な存在だと言えるでしょう。

社内ポータルを活用してもらうための4つの秘訣をご紹介します:

1. パーソナライゼーションの導入 

画一的なアプローチを用いた社内ポータルは概して通用しません。従業員は、自分の役割や部門に応じて、異なるコンテンツやツールにアクセスする必要があります。

例えば、倉庫や現場で働く従業員は、デスクワークの従業員とは全く異なるアクセス要件を求めているかもしれません。従業員一人ひとりのニーズに応えることで、従業員の能力向上と満足度の向上につながります。

2. UX/UIの改善

プライベートでは洗練されたシンプルなデジタルエクスペリエンス(デジタル体験)に慣れている従業員も、職場では複雑に構造されたシステムに直面しています。最適な従業員エクスペリエンスへの投資を怠ると、生産性、エンゲージメント、定着率の低下につながります。

UXとUIの改善方法には、ナビゲーションのシンプル化、サイト構造の統一化、そして便利機能(カスタムメニュー、お気に入り、パーソナライズされたダッシュボードなど)の導入があります。

3. メンタリングと知識の共有

Deloitteの調査では10人中8人の経営者が企業内学習を「重要」または「非常に重要」と評価している。Deloitteは「学習の機会は、従業員のエンゲージメントと健全な職場文化への最大の原動力の一つであり、単にスキルを身につけるための手段ではなく、従業員全体のバリュープロポジション(価値提案)の一部であるため、学習へ焦点を当てるのは適切と思われる」と述べている。

Dominos社は、社内ポータルを教育やメンタリングに活用している企業の好例です。Dominos社では、女性やマイノリティを対象としたオンライン・メンタリング・プログラムを提供しています。これは、ポジティブな方法で知識を共有するための素晴らしい環境であり、従業員同士が直接会うことができない場合はより重要になります。

4. リモートワークを支える技術基盤の構築

企業のネットワークインフラの老朽化・陳腐化は、2017年ではわずか13.1%でしたが、2019年には約半数(47.9%)に。(英語)

コロナ渦の中でのビジネスに対応するために、企業は基盤となるインフラ構築を迅速に対処しなければなりません。インフラが貧弱なために従業員が自宅から社内ポータルにアクセスできないのであれば、従業員は社内ポータルを利用しません。ITチームは、従業員がどこにいても必要なコンテンツやアプリケーションに安全かつ簡単にアクセスできるよう、自社のテクノロジーをオフィス以外の場所でも利用できるようにする必要があります。

社内ポータルの必要性

社内ポータルは、テクノロジースタックの中で不要なツールであってはなりません。従業員が社内ポータルに価値を見出すためには社内ポータルを単なるファイルストレージ以上のものに変革する必要があります。従業員の生産性を高め、コラボレーションを促進し、ビジネスオペレーションを最適化するための可能性をご紹介します。

従業員が求める社内ポータルの構築
人事担当者や技術担当者が教える「社内ポータルを必要とされるツールにするためのヒントや戦略」を視聴できます。オンデマンドウェビナーはこちら(英語)

Veridayについて

Veridayは、Liferay ソリューション・プロバイダーであり、プラチナパートナーとして、受賞歴のあるマーケティング・ソフトウェアおよびサービスを提供しています。Veridayは、さまざまな業界の企業を対象に、Liferayと世界水準の技術を用いて社内ポータル、ウェブサイト、コネクテッド・エクスペリエンスを構築しています。