パンデミックが比較的落ち着き、ようやくマスクをはずして外を歩けるようになりましたが、今でも多くの企業でリモートワークを継続しています。今回の記事ですが、内容は理解できるのですが、ライフレイを使う理由にはなっていないような。。
リモートワーカーのマネジメントにライフレイがどう役立つかは微妙なところですが、リモートワークで効率的に業務をこなす手助けは出来そうです。
リモートワークが増え、お客様からポータルに関してよく聞くご要望は
・業務に必要な情報がすべて揃っている
・問題の自己解決ができる
・ワークフロー
です。
ユーザーは、複数のシステムを横断しなくてもこのシステムに入れば必要な情報が手に入るという確証が欲しいのです。(実際の情報は別システムに保持されていても良いのですが本システムから探せるというのがポイントです）
そのうえで、「必要な情報が手に入り、自身の問題が解決され、業務が効率的に進められ、作業した内容を社内に報告し承認が得れる」こんな社内ポータルがあるとリモートワークの助けになりますね。
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リモートワーカーのマネジメント
※本記事はライフレイ社の英語記事”Managing a Remote Workforce”を翻訳したものです。
新型コロナウイルスの世界的大流行により前例のない課題が発生し、多くの企業が初めて、スタッフにリモートワークでの従事をお願いすることになりました。
その結果、 この新しい働き方は、スタッフとマネージャーを分断し、双方に混乱をもたらすことに。そこで今回、マネージャー向けに「リモートワークの管理で失敗しないためのヒント」をいくつかご紹介します。
ハードウェア要件を把握する
スタッフが問題なくリモートワークするためには、コンピューター機器、インターネットへのアクセス、プリンターやスキャナ、シュレッダー、安全な認証デバイスなど、絶対に必要なハードウェア要件が数多くあります。
スタッフが必要な機器を所有していたとしても、データの安全性が確保されていない家庭用ルーターなど、目的にそぐわない場合もあります。スタッフへの対応が困難になった場合、マネージャーはテクニカルサポートチームの必要性を考慮する必要があります。
スタッフはバーチャルコミュニケーションの使用方法に慣れていない場合や、抵抗があったり、マネージャーはそれを理解しつつ、リスペクトとプロ意識を持って対応することが求められます。
バーチャルコミュニケーションに慣れていないスタッフには、コーチングが必要になるかもしれません。
問題点を把握する
マネージャーは、間接観察や対面コミュニケーションを通じて、スタッフが直面している課題や懸念をより具体的に把握する必要があると同時に、日頃からスタッフを気にかけていることや、スタッフを最大限にサポートする意思があるということも明確にしておく必要があります。
リモートワーク環境は、一部のスタッフにとっては有益で望ましいかもしれませんが、一部のスタッフにとっては逆効果で、孤独感やモチベーションの低下をもたらす可能性があります。
どんなに自信に満ちた積極的なスタッフでも、長期間のリモートワークでは孤独を感じることがあります。スタッフが抱えている問題点にマネージャーは個別に対応してサポートする必要があります。
社交的なスタッフは、使用可能なソーシャルツールを駆使して、可能な限りチームと交流できますが、社交的ではないスタッフは見落とされていると感じ、自分の貢献が評価されているのか、役に立っているのか疑問に思うかもしれません。このような場合、マネージャーは、スタッフのポジションの重要性と存在がチーム内でどれほど価値があるかを繰り返し伝える必要があります。
リモートワークは社会的孤立を意味するものではありません。スタッフの社会的孤立を避けるためには、マネージャーは慎重に計画を立て、継続的なチームの交流を促す必要があります。
対話を促進する
エンゲージメントを高めるには、スタッフとマネージャーとの双方向の対話を促進するコミュニケーション活動が有効です。スタッフにとって、会社の決定とその意味を理解することは、それを好むことよりもはるかに重要であるということが調査で報告されています。
また、同僚やマネージャーとのコミュニケーションから必要な意見や情報を得ることで、スタッフはネガティブな感情をコントロールする力が強くなります。
パンデミックがもたらした対話の機会をメリットとするか、デメリットとするかはマネージャー次第です。
毎日のチェックインを習慣化する
リモートワーカーとの毎日の会話は非常に効果的で、マネージャーが活用できる一つの方法です。グループワークが苦手なスタッフには1対1で会話し、そうでないスタッフにはグループ通話でもいいでしょう。
最も重要なことは、毎日のコールを習慣化し、スタッフがいつでも相談ができる場を作ることと、疑問や懸念があれば何でも発言できるようにすることです。
スタッフを信頼する
マネージャーは、スタッフがリモートワーカーとして効果的に機能すると確信して、信頼することが重要です。雇用主が十分にサポートする体制を整えていれば可能になるでしょう。
リモートワーカーの状況確認を常に行えないと、マネージャーは心配になり、フラストレーションの原因になります。しかし、マイクロマネジメントは、ただでさえストレスの多いスタッフをさらに疲労させ、やる気をなくさせるだけですので、こうした懸念に対する正しい対応法ではありません。
多様なコミュニケーションツールの選択を可能にする
リモートワーカーの管理には、eメールだけでは不十分な場合がほとんどです。ビデオ会議のようなテクノロジーは、対面での会議に似た視覚的な要素があるので、リモートワーカーにとってより有益なものとなりえます。
特に少人数のグループには、ビデオ会議は多くのメリットがあります。スタッフが感じている孤立感を和らげる効果や、音声や文字によるコミュニケーションに比べ身近に感じられるため、よりデリケートで複雑な会話にも有効です。
ビデオ会議だけでなく、スタッフのユーザーエクスペリエンスを重視したコミュニケーションソリューションに投資することで、全社的なエンゲージメントを高めることができます。スタッフがチームとつながるためには、ナビゲーションやデータアクセスが簡単にできるソリューションが必要です。Materion社のケーススタディでは、イントラネットのコンテンツを使用してエンゲージメントを向上させ、コミュニティを形成した方法をご紹介しています。
アウトプットを重視する
リモートワークは、特に経験のないスタッフにとっては、難しい働き方になる可能性があります。そのため、マネージャーはスタッフが最もシンプルで生産性の高い方法で業務を完了できるようサポートすることに注意を払いましょう。
長い承認プロセスをやめ、可能な限りバーチャルツールを使用して、お互いに都合の良い時間にコラボレーションするべきです。
柔軟性を高めることで、チームは個々の方法でより大きな力を発揮して、課題を完了できます。マネージャーは、何が達成されなければならないか、何が達成されているかをチームと議論すればいいのです。そして、これらのことが行われるプロセスにはあまり気にしないことです。
企業価値の向上
雇用主がスタッフを重要なステークホルダーとして認識するようになってからしばらく経ちますが、この傾向は2020年の異常事態によってさらに加速しています。自分の勤める会社は自分たちの将来を守るための長期計画を立てているか、スタッフはこれまで以上に重要視しています。
スタッフに対する感謝の気持ちや、スタッフが最高の経験や生活を送れること重要であることを示すために、近年多くの企業が一連のコアバリューを掲げています。
これらのコアバリューはリモートワーカーにも徹底されるべきです。
これらのヒントを実践することで、管理者はリモートワーカーの管理においての課題やニーズをよく理解した上で、対策することができます。
ワークフォースの潜在能力を引き出し、スタッフが孤独を感じないようにするために、リーダーがどのようにコラボレーションの文化を創り、促進しているかをご覧ください。